Yhtiökokous Pöytäkirja
Tämä on kattava opas yhtiökokouksen pöytäkirjan laatimiseen. Opas sisältää lakisääteiset vaatimukset, mallipohjat ja käytännön ohjeet pöytäkirjan laatimiseen. Tämä malli soveltuu erityisesti varsinaisiin yhtiökokouksiin.
Yhtiökokouksen pöytäkirjan perustiedot
Lakisääteinen velvollisuus
Yhtiökokouksen pöytäkirjan laatiminen on lakisääteinen velvollisuus. Pöytäkirja on laadittava jokaisesta yhtiökokouksesta, olipa kyseessä varsinainen tai ylimääräinen yhtiökokous.
Pöytäkirjan pakolliset tiedot:
- Yhtiön nimi ja Y-tunnus
- Kokouksen päivämäärä ja paikka
- Läsnäolijat ja ääniluettelo
- Tehdyt päätökset
- Äänestystulokset
Pöytäkirjan sisältö
Varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltävät asiat
| Käsiteltävä asia | Pakollisuus |
|---|---|
| Tilinpäätöksen vahvistaminen | Pakollinen |
| Voitonjaosta päättäminen | Pakollinen |
| Vastuuvapaudesta päättäminen | Pakollinen |
| Hallituksen valinta | Tarvittaessa |
| Tilintarkastajan valinta | Tarvittaessa |
Pöytäkirjan laatimisen määräaika:
Pöytäkirjan on oltava valmis ja osakkeenomistajien nähtävillä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta.
Pöytäkirjan muotovaatimukset
Allekirjoitukset
- Puheenjohtajan allekirjoitus (pakollinen)
- Vähintään yhden pöytäkirjantarkastajan allekirjoitus
- Yhden osakkaan yhtiössä riittää ainoan osakkaan allekirjoitus
Ääniluettelo:
Pöytäkirjan liitteeksi on otettava ääniluettelo, josta ilmenevät:
- Läsnä olevat osakkaat
- Valtuutetut ja avustajat
- Kunkin osakkaan osakkeiden lukumäärä
- Äänimäärät
Aikataulut ja määräajat
Varsinaisen yhtiökokouksen ajankohta
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
| Toimenpide | Määräaika |
|---|---|
| Kokouskutsu | Vähintään viikkoa ennen kokousta |
| Pöytäkirjan valmistuminen | 4 viikon kuluessa kokouksesta |
| Pöytäkirjan säilytys | Koko yhtiön toiminnan ajan |
Pöytäkirjamallit
Saatavilla olevat mallipohjat:
- Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja
- Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja
- Yhden osakkaan yhtiön pöytäkirja
- Etäkokouksen pöytäkirja
Muista nämä laatimisessa:
- Juokseva numerointi (esim. 1/2024)
- Selkeä päätösten dokumentointi
- Eriävien mielipiteiden kirjaaminen
- Liitteiden asianmukainen numerointi